Automatizaciones
Las Automatizaciones hacen que Orbitra reaccione solo cuando pasa algo importante en un registro, sin que nadie tenga que acordarse de hacerlo a mano. Por ejemplo: cuando una oportunidad se marca como Ganada, avisar al ejecutivo; o cuando entra una oportunidad de alto valor, crear una tarea de seguimiento automáticamente.
Las automatizaciones se configuran a nivel administrador. Si no ves esta sección, es porque tu cuenta no tiene ese permiso — ver Permisos: por qué no ves algunas cosas.
¿Qué es?
Una automatización es una regla con esta forma:
Cuando pase esto en un registro, si se cumple esta condición, entonces haz estas acciones.
Es una reacción automática a lo que ocurre con tus datos. No es un diseñador de procesos complejos ni conecta con sistemas externos: se enfoca en reaccionar cuando un registro se crea, se actualiza o se elimina.
Conceptos clave
- Regla: la automatización completa (su disparador, sus condiciones y sus acciones).
- Entidad: sobre qué tipo de registro aplica la regla. Hoy están cubiertas: oportunidades, leads, campañas, actividades, contactos, colaboradores y solicitudes.
- Disparador: qué evento activa la regla — cuando el registro se crea, se actualiza o se elimina.
- Campos vigilados: en reglas de actualización, se puede indicar que la regla solo se dispare si cambió un campo específico (por ejemplo, solo si cambió la etapa de la oportunidad).
- Condiciones: filtros que deben cumplirse para que la regla actúe (por ejemplo, "valor mayor a 500,000"). Si hay varias, deben cumplirse todas.
- Acciones: lo que hace la regla cuando se dispara y se cumplen las condiciones.
Qué acciones puede hacer una regla
- Actualizar un campo del propio registro (por ejemplo, poner la probabilidad en 100% al ganar).
- Crear una actividad de seguimiento ligada al registro.
- Enviar una notificación dentro de Orbitra (y correo, si el destinatario lo tiene activado).
- Enviar un correo al usuario que hizo el cambio.
- Asignar un usuario al registro (por ejemplo, sumar al gerente comercial).
Una misma regla puede ejecutar varias acciones, en orden.
Ejemplos de uso
Oportunidad ganada. Cuando la etapa de una oportunidad cambia a Ganada: fija su probabilidad en 100% y notifica al ejecutivo responsable.
Oportunidad de alto valor. Al crear una oportunidad con valor mayor a $500,000: crea una tarea de seguimiento urgente para el ejecutivo y asigna también al gerente comercial.
Oportunidad perdida. Cuando una oportunidad pasa a Perdida: envía un correo al usuario que hizo el cambio recordándole documentar el motivo.
Cómo se administran hoy
Actualmente las reglas de automatización se configuran del lado técnico (por API), no desde una pantalla dentro de Orbitra. En la práctica, esto significa que:
- Tú describes la automatización que necesitas ("cuando pase X, quiero que suceda Y").
- Un administrador con acceso técnico la crea, la prueba con un registro real antes de activarla, y la deja funcionando.
- Cada vez que una regla se ejecuta, queda un registro de la ejecución (si funcionó o si falló), útil para revisar y depurar.
Está previsto que las automatizaciones tengan su propia pantalla de administración dentro de Orbitra más adelante. Cuando exista, esta guía se actualizará con el paso a paso visual.
Reglas importantes
- Las automatizaciones aplican sobre los registros de negocio: oportunidades, leads, campañas, actividades, contactos, colaboradores y solicitudes.
- Cuando una acción actualiza un campo del mismo registro, ese cambio no vuelve a disparar otras automatizaciones — así se evitan bucles infinitos.
- Si una acción falla, las demás acciones de la regla siguen ejecutándose; el fallo queda registrado.
- Las reglas se pueden activar o desactivar sin borrarlas, y todo cambio sobre una regla queda registrado (quién la creó, editó, activó o eliminó).
Preguntas frecuentes
¿Puedo crear una automatización yo mismo desde Orbitra? Por ahora no hay una pantalla para hacerlo dentro de la aplicación. Describe lo que necesitas a tu administrador y él la configura.
Configuramos una regla pero no hizo nada. Revisa dos cosas con tu administrador: que la regla esté activa y que el cambio realmente cumpla sus condiciones (por ejemplo, que haya cambiado el campo vigilado). Cada intento queda en el registro de ejecuciones.
¿Las automatizaciones pueden mandar mensajes fuera de Orbitra? Hoy envían notificaciones dentro del sistema y correos. No mandan SMS ni se conectan con sistemas externos.
¿Se pueden programar por tiempo, tipo "avísame 3 días antes"? Aún no. Por ahora reaccionan cuando un registro se crea, actualiza o elimina. Las automatizaciones por tiempo están contempladas para más adelante.