Contactos
Módulo: Contactos (/contactos)
Perfil: Operativo
Este documento explica cómo administrar el directorio de contactos de Orbitra: empresas y personas.
¿Qué es este módulo?
Contactos es el directorio central de personas y empresas con las que la organización tiene o puede tener una relación de negocio. Es la base sobre la que se construyen las oportunidades (CRM) y las actividades: toda oportunidad y muchas actividades se relacionan con un contacto (empresa o persona) ya registrado aquí.
En el menú lateral, sección OPERACIÓN → Contactos.
Conceptos clave
- Contacto: registro genérico que puede ser de tipo Empresa o Persona. En la tabla se distinguen con una etiqueta EMPRESA o PERSONA.
- Empresa: una organización (razón social, RFC, industria, tamaño, dirección fiscal, etc.). Puede tener varias personas de contacto vinculadas y varias direcciones adicionales.
- Persona: un individuo (nombre, correo, teléfono, puesto). Puede existir de forma independiente o estar vinculada a una empresa (campo "Empresa vinculada").
- Persona de contacto de una empresa: al crear o editar una empresa, se le pueden agregar personas directamente en la sección "Contactos de la empresa" — quedan vinculadas a esa empresa automáticamente.
- Clasificación (Cliente / Prospecto / Persona / Suspect /Sin clasificar): se determina automáticamente según el historial de oportunidades del contacto — no se captura manualmente ni al crear ni al editar. Una empresa sin oportunidades ganadas aparece como "Prospecto"; cuando tiene oportunidades ganadas pasa de Prospecto o Cliente según corresponda. Es prospecto si se creo una oportunidad pero la empresa aun no tiene ninguna oportunidad ganada. Es cliente cuando la empresa ya tiene alguna oportunidad ganada.
- Ejecutivo asignado: el usuario responsable de esa empresa (por ejemplo, el ejecutivo de cuenta). Se usa también para filtrar la lista de contactos por ejecutivo.
- Proveedor: una empresa puede marcarse como proveedor (
¿Es proveedor?); aparece con una marca en la columna correspondiente de la tabla y cuenta en el KPI de Proveedores. Se clasifica como proveedor. - Suspect: una empresa puede marcarse como proveedor (
¿Es Suspect?); aparece con una marca en la columna correspondiente de la tabla. Se clasifica como Suspect. La clasificacion se hereda, es decir si una empresa es prospecto , todos sus contactos persona tendran la misma clasificació. - RFC automático: si al crear una empresa no se captura RFC, Orbitra genera uno temporal automáticamente (con prefijo
XXX+ fecha + código aleatorio) para que el registro no quede sin RFC. Se puede editar después.
Tarea: Consultar y filtrar el directorio de contactos
Propósito. Encontrar rápidamente una empresa o persona ya registrada, y evitar duplicados.
Procedimiento
- Abre Contactos.
- En la parte superior verás 4 indicadores: Total, Empresas, Personas y Proveedores.
- Usa el buscador para buscar por nombre, correo u otros datos del contacto.
- Usa los filtros disponibles:
- Tipo: Empresa o Persona.
- Clasificación: Cliente, Prospecto, Persona o Sin clasificar.
- Ejecutivo: filtra por el ejecutivo asignado a la empresa.
- Selecciona Limpiar filtros para quitar todos los filtros activos a la vez.
- Da clic en cualquier fila para abrir el detalle completo del contacto, incluyendo su historial de actividades relacionadas.
Buena práctica. Siempre busca antes de crear un contacto nuevo — un mismo correo de persona o RFC de empresa no se puede registrar dos veces (ver reglas de negocio).
Tarea: Registrar una empresa
Propósito. Dar de alta una organización nueva en el directorio de contactos.
Requiere permisos. Permiso de creación de contactos (contacts:create).
Procedimiento
- En Contactos, selecciona Nuevo → Nueva empresa.
- Completa Información principal: razón social, RFC (opcional, se genera uno automático si se deja vacío), nombre comercial, industria, tamaño de empresa, sitio web.
- Completa Información complementaria: sector, ubicación, descripción, teléfono, correo, etiquetas, ejecutivo asignado, si es proveedor, si factura al extranjero, régimen fiscal.
- Completa la Dirección fiscal: calle, número exterior/interior, colonia, municipio/alcaldía, estado, código postal, país, referencia.
- Opcional — Otras direcciones: agrega tantas direcciones adicionales como necesites con "Agregar dirección" (por ejemplo, sucursales o direcciones de entrega).
- Opcional — Contactos de la empresa: agrega una o más personas de contacto directamente aquí (nombre, apellidos, puesto, teléfono, correo). Quedan vinculadas a la empresa desde su creación.
- Selecciona Guardar empresa.
Nota. La clasificación Cliente/Prospecto no se captura aquí — se calcula sola según el historial de oportunidades que tenga la empresa.
Errores comunes
- RFC ya registrado en otra empresa → hay que verificar si la empresa ya existe antes de crear un duplicado.
- Correo ya registrado en alguna de las personas de contacto que se están creando junto con la empresa.
Tarea: Registrar una persona
Propósito. Dar de alta un contacto individual, vinculado o no a una empresa.
Requiere permisos. Permiso de creación de contactos (contacts:create).
Procedimiento
- En Contactos, selecciona Nuevo → Nueva persona.
- Completa Información personal: nombre(s), apellido(s), RFC (opcional).
- En Relación laboral, indica el puesto/cargo y, si aplica, busca y selecciona la empresa vinculada. Si no pertenece a ninguna empresa registrada, se puede dejar sin vincular.
- Completa Datos de contacto: teléfono, teléfono móvil, correo electrónico.
- Selecciona Guardar persona.
Nota. El correo electrónico es obligatorio y debe ser único en todo el sistema — no puede repetirse entre dos personas distintas.
Tarea: Editar un contacto (empresa o persona)
Propósito. Actualizar datos de un contacto ya existente.
Requiere permisos. Permiso de edición de contactos (contacts:update).
Procedimiento
- En Contactos, busca y abre el contacto (clic en la fila).
- Edita los campos necesarios.
- Guarda los cambios.
Notas
- Si cambias el correo de una persona o el RFC de una empresa, el sistema valida de nuevo que no queden duplicados.
- Vincular o desvincular una persona de una empresa se hace editando el campo "Empresa vinculada" de la persona (seleccionar una empresa, o usar "Quitar empresa vinculada" para dejarla independiente).
Tarea: Administrar direcciones adicionales de una empresa
Propósito. Registrar direcciones de una empresa distintas a su dirección fiscal (sucursales, bodegas, entregas, etc.).
Procedimiento
- Abre el detalle de la empresa y ve a la sección Otras direcciones.
- Para agregar: selecciona Agregar dirección (o "Agregar otra dirección" si ya hay una), completa los campos y guarda.
- Para editar: modifica los campos de la dirección existente y guarda.
- Para eliminar: selecciona Eliminar dirección en la dirección correspondiente.
Nota. Eliminar una dirección es una baja lógica; la dirección fiscal principal de la empresa no se administra desde aquí, se edita directamente en los datos de la empresa.
Tarea: Inactivar (eliminar) un contacto
Propósito. Retirar un contacto que ya no está vigente sin perder su historial.
Requiere permisos. Permiso de eliminación de contactos (contacts:delete).
Procedimiento
- Abre el contacto (empresa o persona).
- Cambia su estatus a inactivo / selecciona eliminar.
- Confirma la acción.
Resultado esperado. El contacto se marca como inactivo (status = 0) y deja de aparecer en el listado activo por defecto, pero el registro y su historial se conservan. No es un borrado físico.
Tarea: Exportar contactos a Excel
Propósito. Obtener un archivo Excel con el listado de contactos, respetando la búsqueda y filtros aplicados.
Requiere permisos. Permiso de exportación de contactos (contacts:export).
Procedimiento
- Aplica los filtros y/o la búsqueda que necesites (tipo, clasificación, ejecutivo, texto).
- Selecciona Exportar.
Resultado esperado. Se descarga un archivo Excel con las columnas: tipo, empresa, nombre, puesto, teléfono, correo, clasificación, proveedor (SÍ/NO) y ejecutivo — con todos los registros que cumplan los filtros aplicados (no solo la página visible).
Reglas de negocio importantes
- El correo de una persona debe ser único en todo Orbitra; no se puede repetir entre dos personas.
- El RFC de una empresa debe ser único; si no se captura, el sistema genera uno temporal automáticamente.
- La clasificación Cliente/Prospecto de una empresa es siempre automática (según su historial de oportunidades) — nunca se edita a mano desde este módulo.
- Eliminar un contacto es una baja lógica: el historial y las relaciones previas (actividades, oportunidades) no se pierden.
- Una persona puede existir sin empresa vinculada (contacto independiente) o vinculada a una sola empresa.
Preguntas frecuentes
Quiero registrar dos personas con el mismo correo, ¿se puede? No. El correo de una persona es único en el sistema. Si dos personas comparten un correo real (por ejemplo, un correo genérico de área), hay que decidir cuál de las dos se queda con ese correo o usar un correo distinto para la segunda.
Creé una empresa sin RFC, ¿está mal? No, es válido. Orbitra genera un RFC temporal automáticamente para que el registro quede completo. Se puede corregir después editando la empresa cuando se tenga el RFC real.
¿Por qué esta empresa aparece como "Sin clasificar" aunque ya tiene actividad con nosotros? La clasificación Cliente/Prospecto depende del historial de oportunidades registradas para esa empresa en el módulo CRM, no de actividades sueltas. Si aún no se le ha creado ninguna oportunidad, aparecerá como Sin clasificar.
¿Cómo veo todas las personas de contacto de una empresa? Abre el detalle de la empresa; ahí se listan las personas vinculadas a ella. También se pueden agregar más personas de contacto desde ahí mismo.
Quiero dar de baja un contacto pero necesito conservar su historial de actividades, ¿lo elimino o lo inactivo? Inactívalo (dar de baja desde el detalle del contacto). No hay una opción para borrarlo físicamente desde el módulo — la baja es siempre lógica, así que el historial se conserva de cualquier forma.
El filtro por Ejecutivo no me muestra a alguien que sé que tiene contactos asignados, ¿por qué? Ese filtro se arma con los ejecutivos que aparecen en los contactos ya cargados en la vista actual (según la página y filtros de tipo aplicados), no con la lista completa de usuarios del sistema. Prueba limpiando otros filtros o buscando directamente por el nombre de la empresa.