Oportunidades (CRM)
Módulo: Oportunidades (/crm) — en el menú aparece como "Oportunidades"
Perfil: Operativo
Este documento explica cómo administrar el pipeline comercial (oportunidades de negocio) en Orbitra.
¿Qué es este módulo?
Oportunidades es el pipeline comercial de Orbitra: aquí se registra y da seguimiento a cada posibilidad de negocio, desde que se detecta hasta que se gana o se pierde. Toda oportunidad está vinculada a una empresa ya registrada en el módulo Contactos.
Tiene dos formas de visualizar el pipeline:
- Kanban (vista por defecto): columnas por etapa, las oportunidades se pueden arrastrar de una etapa a otra.
- Lista: tabla con todas las oportunidades.
Conceptos clave
- Oportunidad: una posibilidad de negocio concreta, ligada a una empresa, con un valor estimado, una etapa, un ejecutivo responsable y una probabilidad de cierre.
- Etapa (paso): en qué punto del pipeline está la oportunidad (por ejemplo: prospección, propuesta, negociación, etc.). Las etapas son un catálogo editable en Administración → Catálogos, con dos excepciones fijas que no deben perder su lugar en el catálogo: la etapa marcada como Ganada y la etapa marcada como Perdida tienen un significado especial para el sistema (ver reglas de negocio). En el Kanban, cada etapa es una columna.
- Metodología BANT: Orbitra captura los cuatro elementos clásicos de calificación de una oportunidad:
- Budget (Presupuesto): si la empresa tiene presupuesto asignado (sí/no) y el monto.
- Authority (Autoridad): la persona de contacto que tiene autoridad para decidir/aprobar.
- Need (Necesidad): qué necesidad concreta motiva la oportunidad.
- Timeline: la fecha estimada de cierre y la probabilidad de cierre (%).
- Elementos de la oportunidad: los productos/servicios que componen el valor de la oportunidad. Cada elemento tiene: línea de negocio, tipo (Producto / Servicio / Suscripción), producto o servicio específico, cantidad, precio unitario, % de utilidad y notas. La suma de estos elementos calcula el Valor base total, la Utilidad total y el Total con utilidad de la oportunidad.
- Línea de negocio: no es una lista fija — son los planes de cuenta de tipo Ingreso configurados en Administración → Catálogos → Catálogos Financieros. Si falta una línea de negocio en el formulario, hay que darla de alta ahí.
- Recurrencia de suscripción: si uno o más elementos se marcan como "Concepto Recurrente", este valor indica cuántos meses/órdenes de venta se generarán a partir de la suscripción.
- Ejecutivo asignado: el responsable principal de la oportunidad. Además, se pueden agregar usuarios adicionales colaborando en la misma oportunidad.
- Campaña de origen: de qué campaña de marketing surgió la oportunidad (opcional).
- Documentos de la oportunidad: archivos PDF, DOC o DOCX (máx. 10MB) asociados a una oportunidad, clasificados por categoría y tipo (catálogos editables en Catálogos).
Tarea: Consultar el pipeline (Kanban o Lista)
Propósito. Ver el estado general de las oportunidades abiertas, ganadas y perdidas.
Procedimiento
- Abre Oportunidades.
- Alterna entre las vistas Kanban y Lista con el selector correspondiente.
- En Kanban, cada columna es una etapa; puedes arrastrar una tarjeta de oportunidad a otra columna para cambiarla de etapa directamente.
- Usa los filtros disponibles: Estatus (Abiertas/Ganadas/Perdidas), Ejecutivo, Empresa, Mes de creación, Fecha de creación, Mes de cierre, Etiqueta, Probabilidad (Baja/Media/Alta).
- Revisa los indicadores de oportunidades ganadas y perdidas del mes, y el total de oportunidades según el filtro actual.
Nota. Mover una tarjeta a la columna de "Ganada" en el Kanban tiene el mismo efecto que cambiar la etapa desde el detalle — en ambos casos se actualiza al instante la clasificación de la empresa (ver reglas de negocio).
Tarea: Crear una oportunidad
Propósito. Registrar una nueva posibilidad de negocio y darle seguimiento.
Requiere permisos. Permiso de creación en CRM (crm:create).
Procedimiento
- En Oportunidades, selecciona Nueva oportunidad.
- En Datos generales: nombre de la oportunidad, empresa (debe existir ya en Contactos), línea de negocio, etapa inicial, ejecutivo asignado, campaña de origen, etiquetas.
- En Valor y fechas: moneda, valor estimado, probabilidad de cierre, fecha estimada de cierre.
- En BANT: presupuesto (sí/no y monto), autoridad (persona de contacto con poder de decisión), necesidad.
- En Elementos de la oportunidad: agrega uno o más conceptos (línea de negocio, tipo, producto/servicio, cantidad, precio unitario, % utilidad); si alguno es recurrente, márcalo y define la recurrencia de suscripción en meses.
- Opcional: agrega usuarios colaboradores adicionales, además del ejecutivo asignado.
- Guarda la oportunidad.
Resultado esperado. La oportunidad queda visible en el pipeline (Kanban/Lista), lista para recibir seguimiento y actividades relacionadas. Además, en automático el sistema revisa si la empresa ya tiene alguna oportunidad ganada: si sí, la marca (a ella y a sus contactos persona) como Cliente; si no, como Prospecto (ver Contactos).
Buena práctica. Toda oportunidad activa necesita una siguiente acción — regístrala como actividad relacionada (ver módulo Actividades), no como texto libre dentro de la oportunidad.
Tarea: Editar una oportunidad / cambiar de etapa
Propósito. Actualizar datos, avanzar la oportunidad en el pipeline, o modificar sus elementos.
Requiere permisos. Permiso de edición en CRM (crm:update).
Procedimiento
- Abre la oportunidad desde Kanban o Lista.
- Edita los campos necesarios en cualquiera de las pestañas: Datos generales, Elementos de la oportunidad, Notas.
- Para cambiar de etapa: edítala directamente en el detalle, o arrastra la tarjeta a otra columna desde la vista Kanban.
- Guarda los cambios.
Notas
- Si agregas, editas o quitas elementos (línea de negocio/producto), el valor base, la utilidad total y el total con utilidad se recalculan automáticamente.
- La pestaña "Notas" no es un campo de texto libre por oportunidad — el seguimiento (notas, llamadas, próximos pasos) se registra creando actividades relacionadas a la oportunidad, desde el módulo Actividades.
- Quitar un usuario colaborador o un elemento en la edición lo da de baja de esa oportunidad; no afecta a otras oportunidades.
- Editar una oportunidad también dispara la revisión de clasificación de la empresa (igual que al crearla) — ver reglas de negocio.
Tarea: Cargar o eliminar documentos de una oportunidad
Propósito. Adjuntar cotizaciones, propuestas u otros archivos relevantes a una oportunidad.
Requiere permisos. Cargar: documents-crm:create. Consultar: documents-crm:read. Eliminar: documents-crm:delete.
Procedimiento
- Dentro del detalle de la oportunidad, ve a la sección de documentos.
- Para cargar: selecciona el archivo (solo PDF, DOC o DOCX, máx. 10MB), elige la categoría (y tipo si aplica) y confirma la carga.
- Para eliminar: selecciona el documento y confirma.
Resultado esperado. El documento queda disponible en la oportunidad; al eliminarlo se hace baja lógica y también se borra el archivo de S3.
Tarea: Eliminar (dar de baja) una oportunidad
Propósito. Retirar una oportunidad que ya no aplica.
Requiere permisos. Permiso de eliminación en CRM (crm:delete).
Procedimiento
- Abre la oportunidad y selecciona eliminar.
- Confirma la acción.
Resultado esperado. La oportunidad se marca como inactiva (baja lógica), junto con sus elementos y usuarios asignados. El historial no se pierde.
Reglas de negocio importantes
- Clasificación automática de la empresa: tanto al crear como al editar una oportunidad, Orbitra revisa si la empresa relacionada ya tiene alguna oportunidad en la etapa Ganada. Si la tiene, la empresa se clasifica como Cliente; si no, como Prospecto. El cambio es inmediato, no hay que esperar a una siguiente oportunidad.
- La clasificación se hereda: todos los contactos de tipo Persona vinculados a esa empresa toman la misma clasificación que la empresa (si la empresa es Cliente, sus personas de contacto también se muestran como Cliente).
- Las etapas Ganada y Perdida son fijas del sistema: en Administración → Catálogos no se pueden eliminar esos dos elementos del catálogo de etapas — si se intenta, el sistema lo bloquea y muestra un mensaje de error. Esto protege la clasificación de empresas y los totales de "ganadas/perdidas", que dependen de que esas dos etapas sigan existiendo.
- Al eliminar una oportunidad se hace baja lógica también de sus elementos (line items) y de los usuarios asignados a ella.
- Los documentos de oportunidad solo aceptan PDF, DOC o DOCX, máximo 10MB por archivo.
Preguntas frecuentes
Gané una oportunidad pero la empresa sigue apareciendo como "Prospecto" en Contactos, ¿es un error? Sí sería raro — la clasificación se actualiza al instante, tanto al crear como al editar una oportunidad (por ejemplo, al cambiarla a la etapa Ganada). Si no se actualizó, revisa que el cambio de etapa realmente se haya guardado (refresca la vista de Contactos, y confirma en el detalle de la oportunidad que la etapa quedó en "Ganada").
Intenté eliminar la etapa "Ganada" o "Perdida" desde Catálogos y me dio error, ¿por qué? Es intencional. Esas dos etapas son fijas del sistema — de ellas depende la clasificación automática de empresas (Cliente/Prospecto) y los totales de oportunidades ganadas/perdidas. Por eso Orbitra bloquea su eliminación y muestra un mensaje de error. Si necesitas cambiar su nombre o su orden, sí se puede editar; lo que no se permite es borrarlas.
No encuentro dónde escribir una nota de seguimiento en la oportunidad. El seguimiento (llamadas, próximos pasos, notas) no se guarda como texto suelto dentro de la oportunidad — se registra creando una actividad relacionada a esa oportunidad desde el módulo Actividades.
No aparece la línea de negocio que necesito al crear los elementos de la oportunidad. Las líneas de negocio son los planes de cuenta de tipo Ingreso configurados en Administración → Catálogos → Catálogos Financieros. Si falta la que necesitas, debe darse de alta ahí primero.
¿Por qué no puedo elegir cualquier persona como "Autoridad" en BANT? El campo Autoridad se vincula a una persona de contacto (registrada en Contactos), normalmente asociada a la empresa de la oportunidad. Si la persona no aparece, probablemente no está registrada como contacto de esa empresa todavía.
Arrastré una tarjeta a la columna equivocada en el Kanban, ¿cómo la regreso? Vuelve a arrastrarla a la columna correcta, o edita la etapa directamente desde el detalle de la oportunidad — ambas formas actualizan el mismo campo.
¿Los totales de la oportunidad los calculo yo? No, se calculan automáticamente a partir de los elementos de la oportunidad (cantidad × precio unitario, más el % de utilidad de cada uno). Si el total no cuadra, revisa los elementos capturados.