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Marketing (Campañas, Leads y Listas de audiencia)

Módulo: Marketing (/marketing) Perfil: Operativo

Este documento explica cómo administrar campañas, leads y listas de audiencia en Orbitra, y cómo un lead se convierte en oportunidad de venta.

¿Qué es este módulo?​

Marketing administra tres cosas relacionadas entre sí:

  • Campañas: iniciativas de marketing (correo, evento/webinar, etc.) con fecha, objetivo, responsable y una audiencia de contactos.
  • Leads: contactos potenciales interesados, normalmente originados por una campaña (aunque también pueden registrarse de forma directa, sin campaña).
  • Listas de audiencia: colecciones reutilizables de contactos que se pueden usar para poblar la audiencia de varias campañas.

El módulo tiene estas pestañas: Campañas, Listas de audiencia, Leads, Oportunidades (las oportunidades de CRM que se generaron a partir de leads de marketing, de solo consulta desde aquí) y Guías y flujos.

Conceptos clave​

  • Lead: un contacto (ya registrado en Contactos) con intención de compra, vinculado opcionalmente a una campaña, con una fuente de origen, un score, un estatus de seguimiento y notas. Técnicamente los leads y los contactos de una lista de audiencia se guardan en la misma tabla — lo que los distingue es que un lead pertenece a una campaña (o va directo, sin lista), mientras que un contacto de lista de audiencia vive en una lista reutilizable independiente de cualquier campaña.

  • Fuente del lead: de dónde vino (sitio web, LinkedIn, referido, etc.) — catálogo editable en Catálogos.

  • Score: calificación numérica (0-100) del lead, para priorizar seguimiento.

  • Estatus del lead: todo lead nuevo siempre inicia en el estatus inicial (equivalente a "Lead"/"Nuevo") — no se puede elegir un estatus distinto al crearlo. Después se actualiza manualmente conforme avanza el seguimiento (por ejemplo, marcarlo Perdido), o automáticamente al convertirlo en oportunidad.

  • Convertir un lead a oportunidad: crea una oportunidad nueva en el módulo CRM, vinculada a la campaña de origen del lead, usando el contacto del lead como la persona con "Autoridad" (metodología BANT). Un lead solo se puede convertir una vez.

  • Campaña: tiene datos generales (nombre, tipo, objetivo, fechas, responsable, etiquetas), una audiencia de contactos, y opcionalmente una sección de Evento (si la campaña es un webinar o evento presencial/híbrido: fecha, hora, duración, plataforma, capacidad, agenda, URL de registro).

  • Audiencia de una campaña — tres formas de poblarla:

    • Lista existente: copia de una sola vez todos los contactos de una lista de audiencia hacia la campaña. Es una copia — después no se mantiene sincronizada con la lista original.
    • Segmento dinámico: se arman reglas de filtro (por ejemplo, clasificación, industria, ubicación) para encontrar contactos que coincidan.
    • Selección manual: se eligen contactos uno por uno.

    Tanto el segmento dinámico como la selección manual funcionan igual al guardar: la selección que se ve en pantalla al momento de guardar reemplaza la audiencia gestionada de la campaña (se agregan los nuevos, se quitan los que ya no están). Esto no afecta: los contactos copiados por lista existente, los leads ya convertidos a oportunidad, ni los que se hayan agregado manualmente desde la pestaña Leads.

  • Lista de audiencia: una colección de contactos con nombre y descripción, reutilizable en varias campañas. A diferencia de casi todo lo demás en Orbitra, eliminar una lista de audiencia es un borrado permanente (no baja lógica) de la lista y de sus contactos originales — aunque los contactos que ya se copiaron a alguna campaña no se ven afectados.

Tarea: Consultar campañas​

Propósito. Ver el estado general de las campañas de marketing.

Procedimiento

  1. Abre Marketing → pestaña Campañas.
  2. Revisa los indicadores: Campañas activas, Leads del mes, Tasa de conversión, Costo por lead.
  3. Busca por nombre o usa los filtros de Estado y Tipo.
  4. Da clic en una campaña para ver su detalle: información general, fechas, métricas de rendimiento, presupuesto/gasto y actividad reciente (notas, con soporte de @menciones).

Tarea: Crear una campaña​

Propósito. Lanzar una nueva iniciativa de marketing.

Requiere permisos. Permiso de creación en Marketing (marketing:create).

Procedimiento

  1. En Campañas, selecciona Nueva campaña.
  2. Info general: nombre (usa uno descriptivo, idealmente con fecha, para identificarla fácil), tipo de campaña, objetivo (y detalle del objetivo si aplica), descripción, fecha de inicio y fin, responsable, etiquetas.
  3. Audiencia: elige una de las tres formas de poblarla — lista existente, segmento dinámico o selección manual (ver Conceptos clave).
  4. Evento (solo si la campaña es un webinar/evento): título y descripción del evento, fecha, hora, duración, formato (Virtual/Presencial/Híbrido), plataforma, capacidad, agenda y URL de registro.
  5. Selecciona Crear campaña para guardarla.

Nota. También se pueden asignar usuarios colaboradores a la campaña, además del responsable principal.

Por confirmar. La pantalla muestra un botón "Guardar borrador" y estados de campaña (Borrador, Pausada, Finalizada) y una sección de presupuesto estimado — hoy esto es solo visual, el sistema únicamente distingue entre campaña activa e inactiva/cancelada, y no hay seguimiento real de presupuesto/gasto todavía.

Tarea: Editar una campaña y gestionar su audiencia​

Propósito. Actualizar datos de la campaña o ajustar a quién va dirigida.

Requiere permisos. Permiso de edición en Marketing (marketing:update).

Procedimiento

  1. Abre la campaña y edita los campos necesarios.
  2. Para ajustar la audiencia gestionada por segmento/selección manual: modifica la selección y guarda.
  3. Guarda los cambios.

Importante. La selección de contactos que envías al guardar reemplaza por completo la audiencia gestionada de la campaña (segmento dinámico o selección manual): cualquier contacto que ya estaba y que no vuelvas a incluir en la nueva selección se elimina de la campaña. No es acumulativo — si quieres conservar contactos existentes, deben seguir marcados/incluidos en la selección al momento de guardar. (Esto no afecta a los contactos que llegaron por lista existente, a los leads ya convertidos a oportunidad, ni a los agregados manualmente desde la pestaña Leads — ver Conceptos clave.)

Tarea: Eliminar una campaña​

Propósito. Retirar una campaña que ya no aplica.

Requiere permisos. Permiso de eliminación en Marketing (marketing:delete).

Procedimiento

  1. Abre la campaña y selecciona eliminar.
  2. Confirma la acción.

Resultado esperado. Baja lógica de la campaña junto con sus contactos, usuarios asignados, notas, comentarios y documentos relacionados. El historial no se pierde.

Tarea: Crear una lista de audiencia​

Propósito. Armar una colección de contactos reutilizable para futuras campañas.

Requiere permisos. Permiso de creación de listas (audienceList:create).

Procedimiento

  1. Ve a Marketing → Listas de audiencia → Nueva lista.
  2. Captura nombre y descripción (por ejemplo, "Prospectos tecnología").
  3. Agrega los contactos (búscalos por nombre o email) — se requiere al menos uno.
  4. Guarda la lista.

Tarea: Editar una lista de audiencia / quitar un contacto / eliminarla​

Propósito. Mantener actualizada una lista existente.

Requiere permisos. Editar: audienceList:update. Eliminar: audienceList:delete.

Procedimiento

  1. Abre la lista.
  2. Para editar nombre/descripción o agregar contactos nuevos: modifica y guarda (esto solo agrega, no quita contactos existentes).
  3. Para quitar un contacto específico: selecciónalo y elige "Quitar" — esto lo elimina permanentemente de la lista.
  4. Para eliminar la lista completa: selecciona eliminar y confirma.

Importante. A diferencia de casi todo el resto de Orbitra, tanto quitar un contacto de una lista como eliminar la lista completa son acciones permanentes (no baja lógica, no hay forma de recuperarlo desde la aplicación). Los contactos que ya se copiaron a una campaña (Opción A de audiencia) no se ven afectados si después se borra la lista original.

Tarea: Registrar un lead​

Propósito. Capturar un contacto potencial interesado, con o sin campaña de origen.

Requiere permisos. Permiso de creación de leads (leads:create).

Procedimiento

  1. Ve a Marketing → Leads → Nuevo lead.
  2. Selecciona el contacto ya existente en Contactos (empresa y/o persona) al que se dirige este lead — si aún no existe como contacto, primero debe darse de alta en el módulo Contactos.
  3. Elige la campaña de origen, o "Ninguna / Directo" si no viene de ninguna campaña.
  4. Indica la fuente específica (sitio web, LinkedIn, referido, etc.) y, si aplica, un score inicial.
  5. Agrega notas internas y etiquetas si es útil.
  6. Guarda el lead.

Resultado esperado. El lead queda visible en la pestaña Leads (y dentro de la campaña, si se vinculó a una), con estatus inicial "Nuevo".

Tarea: Dar seguimiento a un lead (actualizar score, fuente, notas, marcarlo perdido)​

Propósito. Reflejar el avance del seguimiento comercial de un lead.

Requiere permisos. Permiso de edición de leads (leads:update).

Procedimiento

  1. Abre el lead.
  2. Actualiza el score, la fuente, las notas o las etiquetas según corresponda.
  3. Si el lead ya no prosperó, actualiza su estatus a Perdido.
  4. Guarda los cambios.

Tarea: Convertir un lead en oportunidad​

Propósito. Pasar un lead calificado al pipeline comercial (CRM) cuando ya representa una posibilidad de negocio real.

Requiere permisos. opportunity:create (el mismo permiso que crear oportunidades en CRM, no el de leads).

Procedimiento

  1. Abre el lead y selecciona Convertir.
  2. Completa los datos mínimos de la oportunidad: nombre, empresa, etapa inicial, moneda, ejecutivo asignado (y opcionalmente: si tiene presupuesto, fecha estimada de cierre, detalles, usuarios colaboradores).
  3. Confirma la conversión.

Resultado esperado. Se crea una nueva oportunidad en el módulo Oportunidades (CRM), vinculada a la campaña de origen del lead, con el contacto del lead asignado como la persona de "Autoridad" en la metodología BANT. El lead queda marcado como convertido y esa oportunidad aparece también en la pestaña "Oportunidades" de Marketing. El contacto del lead se reclasifica automáticamente a Prospecto.

Importante. Un lead no se puede convertir dos veces — si ya fue convertido, el sistema lo bloquea con un error.

Tarea: Cargar o eliminar documentos de una campaña​

Propósito. Adjuntar material de la campaña (propuestas, reportes, etc.).

Requiere permisos. Cargar: documents-mkt:create. Consultar: documents-mkt:read. Eliminar: documents-mkt:delete.

Procedimiento

  1. Dentro del detalle de la campaña, ve a la sección de documentos.
  2. Para cargar: selecciona el archivo (PDF, DOC o DOCX, máx. 10MB), elige categoría (y tipo si aplica) y confirma.
  3. Para eliminar: selecciona el documento y confirma.

Reglas de negocio importantes​

  • Un lead nuevo siempre inicia en el estatus inicial ("Lead"/"Nuevo"); el estatus no se elige libremente al crearlo, solo se actualiza después.
  • Convertir un lead a oportunidad es irreversible desde el propio lead: no se puede volver a convertir el mismo lead una segunda vez.
  • Al convertir un lead, el contacto asociado se reclasifica directamente a Prospecto — este es un mecanismo aparte del que reclasifica empresas como Cliente/Prospecto al crear o editar oportunidades desde CRM (ver el documento de Oportunidades).
  • Eliminar una lista de audiencia (o quitar un contacto de ella) es un borrado permanente, a diferencia de la mayoría de las eliminaciones en Orbitra que son baja lógica.
  • Copiar contactos desde una lista existente hacia una campaña (Opción A) es una copia de un solo momento — no queda "vinculado en vivo" a la lista original; cambios posteriores en la lista no se reflejan en campañas que ya la copiaron.
  • Al editar la audiencia de una campaña (segmento dinámico / selección manual), la selección enviada reemplaza el conjunto gestionado anterior: los contactos que no se vuelvan a incluir se eliminan de la campaña (baja lógica), no solo se "dejan de agregar". Esto nunca toca los contactos que llegaron por lista existente, ni los leads ya convertidos a oportunidad, ni los agregados manualmente desde la pestaña Leads — solo administra el conjunto que ella misma gestiona.
  • Eliminar una campaña da de baja (lógica) también sus contactos, usuarios asignados, notas, comentarios y documentos.

Preguntas frecuentes​

Convertí un lead pero ya no puedo volver a "reconvertirlo" o deshacerlo, ¿es normal? Sí. La conversión de lead a oportunidad es de un solo sentido: una vez convertido, el sistema no permite convertirlo otra vez. Si algo salió mal en los datos de la oportunidad creada, corrígelo directamente desde el módulo Oportunidades (CRM).

Edité mi lista de audiencia para quitar un contacto, ¿puedo recuperarlo? No. Quitar un contacto de una lista de audiencia (o eliminar la lista completa) es una acción permanente en Orbitra, a diferencia de casi todas las demás eliminaciones del sistema. Tendrías que agregarlo de nuevo manualmente.

Cambié la lista original después de usarla en una campaña, pero la campaña no se actualizó, ¿por qué? Porque copiar contactos desde una lista existente hacia una campaña es una copia única al momento de guardar, no una sincronización continua. Si necesitas que la audiencia se mantenga actualizada, usa la opción de segmento dinámico o selección manual en lugar de lista existente.

Agregué manualmente un contacto a los leads de una campaña y luego edité la audiencia por segmento, ¿se me borró? No debería — la sincronización automática de audiencia (segmento/selección manual) está diseñada para no tocar los leads agregados manualmente desde la pestaña Leads, ni los que vinieron de una lista existente, ni los ya convertidos a oportunidad. Si notas que desapareció, repórtalo como posible incidencia.

¿Por qué el contacto de mi lead cambió a "Prospecto" solo, si yo no toqué nada en Contactos? Ocurre automáticamente al convertir el lead en oportunidad — es parte del proceso de conversión, no requiere ninguna acción adicional en el módulo Contactos.