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Actividades

Módulo: Actividades (/actividades) Perfil: Operativo

Este documento explica cómo programar, asignar y dar seguimiento a actividades (tareas, reuniones, seguimientos) en Orbitra.

¿Qué es este módulo?​

Actividades es el módulo de tareas y seguimiento a nivel empresa: reuniones, tareas, seguimientos y revisiones, con responsable, fecha compromiso y prioridad. Una actividad puede existir de forma independiente ("general") o vinculada a un registro de otro módulo — una oportunidad (CRM), un contacto, un colaborador, un proyecto o una campaña de marketing. Por eso, en Contactos y Oportunidades el seguimiento se registra creando actividades relacionadas, no como notas sueltas ahí mismo.

Conceptos clave​

  • Actividad: una acción concreta con título, tipo, prioridad, responsable, fecha de inicio y fin, horas estimadas/ejecutadas y estatus.
  • Tipo: Tarea, Reunión, Seguimiento o Revisión.
  • Prioridad: Baja, Media o Alta.
  • Estatus: Pendiente, En progreso, Completada o Cancelada. Además existe Vencida, que no se elige manualmente — se calcula sola cuando pasa la fecha de fin sin haberse completado (ver reglas de negocio).
  • Módulo y entidad relacionada: al crear una actividad se puede indicar a qué módulo pertenece (crm, contact, employee, project, marketing) y el ID del registro específico (la oportunidad, el contacto, el colaborador, el proyecto o la campaña). Si no se relaciona con nada, queda como actividad general.
  • Responsable vs. Asignados: la actividad tiene un responsable principal, y además se le pueden agregar varios colaboradores asignados (selección múltiple) que también la verán en su panel.
  • Horas estimadas vs. ejecutadas: "No. hrs programadas o estimadas" es lo planeado; "No. hrs ejecutadas o usadas" es lo real registrado conforme avanza la actividad.
  • Notas y comentarios: además de la actividad en sí, se le pueden agregar notas de seguimiento y comentarios con @menciones (los usuarios mencionados reciben notificación en tiempo real). Este mismo sistema de notas/comentarios se comparte con Oportunidades, Contactos, Colaboradores, Proyectos y Campañas de marketing.
  • Imágenes: a diferencia de los documentos de otros módulos (PDF/DOC/DOCX), una actividad solo acepta imágenes como evidencia (capturas de pantalla, fotos), JPEG/PNG/WEBP/GIF, máx. 6MB cada una, hasta 10 en una sola carga.
  • Alcance (scope): al consultar actividades se puede ver:
    • Mis actividades: solo las asignadas a mí.
    • Equipo: las mías más las de mis subordinados (según el organigrama de Colaboradores, campo "Superior inmediato").
    • Todos: todas las actividades del sistema (requiere permiso ampliado).

Tarea: Consultar actividades​

Propósito. Ver el trabajo pendiente, propio o del equipo.

Procedimiento

  1. Abre Actividades.
  2. Alterna entre Todas y Mis actividades. En "Mis actividades" puedes ver la lista en Tabla o Por proyecto (agrupada).
  3. En la vista "Todas", si tienes permiso, puedes cambiar el alcance entre Equipo y Todos.
  4. Revisa los indicadores: Pendientes, En progreso, Vencidas, Completadas (últimos 7 días).
  5. Usa los filtros: Estado, Usuario, Prioridad, Tipo, Proyecto, Fecha de vencimiento (incluye acceso rápido a "Hoy").
  6. Busca por título, colaborador o descripción.

Tarea: Programar (crear) una actividad​

Propósito. Asignar una acción concreta con contexto y fecha compromiso.

Requiere permisos. Permiso de creación de actividades (activities:create).

Procedimiento

  1. Selecciona Nueva actividad.
  2. Captura un título (buena práctica: que inicie con verbo, ej. "Renovar contrato", "Dar seguimiento a onboarding").
  3. Elige tipo (Tarea/Reunión/Seguimiento/Revisión) y prioridad (Baja/Media/Alta).
  4. Define fecha de inicio y fecha fin, y las horas estimadas.
  5. Agrega una descripción con el resultado y evidencia esperados (opcional, hasta 500 caracteres).
  6. Asigna uno o más colaboradores (selección múltiple obligatoria — se necesita al menos uno).
  7. Si aplica, relaciona la actividad con un proyecto, o desde el detalle de una oportunidad/contacto/colaborador/campaña usa la opción de agregar actividad relacionada a ese registro.
  8. Agrega etiquetas si quieres facilitar su búsqueda después.
  9. Guarda la actividad.

Resultado esperado. La actividad queda visible en el módulo de Actividades y en el panel de cada colaborador asignado.

Buena práctica. Toda actividad debe poder entenderse sin explicación adicional — un título claro con verbo y una descripción del resultado esperado evitan confusión después.

Tarea: Asignar una actividad rápida desde otro módulo​

Propósito. Crear una actividad relacionada directamente desde el expediente de un colaborador, una oportunidad o un contacto, sin salir de esa pantalla.

Procedimiento

  1. Desde el detalle del registro (colaborador, oportunidad, contacto), selecciona Asignar actividad.
  2. Indica el colaborador responsable.
  3. Confirma con Asignar actividad.

Resultado esperado. La actividad aparece tanto en el módulo de Actividades como en el panel del colaborador asignado, ya vinculada al registro de origen.

Tarea: Actualizar el estatus y las horas ejecutadas​

Propósito. Reflejar el avance real de una actividad.

Requiere permisos. Permiso de edición de actividades (activities:update).

Procedimiento

  1. Abre la actividad.
  2. Actualiza el estatus (Pendiente → En progreso → Completada, o Cancelada si ya no aplica).
  3. Registra las horas ejecutadas conforme avanza el trabajo real.
  4. Guarda los cambios.

Nota. Si la actividad ya pasó su fecha fin sin completarse, el sistema la marca como Vencida automáticamente — no hace falta (ni es posible) marcarla así manualmente.

Tarea: Agregar notas o comentarios a una actividad​

Propósito. Dejar seguimiento de avances, acuerdos o próximos pasos.

Procedimiento

  1. Dentro del detalle de la actividad, ve al panel de seguimiento.
  2. Para una nota simple: escríbela y guárdala (máx. 250 caracteres).
  3. Para un comentario con mención: escribe el comentario (máx. 500 caracteres) y usa @ para mencionar a un colaborador — recibirá una notificación en tiempo real.

Tarea: Cargar o eliminar imágenes de evidencia​

Propósito. Adjuntar capturas de pantalla o fotos como evidencia del trabajo realizado.

Requiere permisos. Cargar: activities:create. Consultar: activities:read. Eliminar: activities:delete.

Procedimiento

  1. Dentro del detalle de la actividad, ve a la sección de imágenes.
  2. Selecciona una o varias imágenes (JPEG, PNG, WEBP o GIF, máx. 6MB cada una, hasta 10 a la vez) y confirma la carga.
  3. Para eliminar: selecciona la imagen y confirma.

Nota. Las imágenes son opcionales y solo se aceptan archivos de imagen — si necesitas adjuntar un PDF o Word, corresponde a otro módulo (por ejemplo, Documentos de la oportunidad o del colaborador), no a Actividades. Si subes varias imágenes juntas y alguna falla (por tamaño o tipo no válido), las demás sí se cargan — el sistema te indica cuál falló y por qué, sin cancelar toda la carga.

Tarea: Eliminar (dar de baja) una actividad​

Propósito. Retirar una actividad que ya no aplica.

Requiere permisos. Permiso de eliminación de actividades (activities:delete).

Procedimiento

  1. Abre la actividad y selecciona eliminar.
  2. Confirma la acción.

Resultado esperado. La actividad se marca como inactiva (baja lógica), junto con sus colaboradores asignados. El historial no se pierde.

Reglas de negocio importantes​

  • Una actividad vinculada a un módulo (crm, contact, employee, project, marketing) siempre requiere el ID del registro específico; solo las actividades de tipo general pueden quedar sin relación.
  • El alcance "Equipo" depende de la jerarquía de Colaboradores (campo "Superior inmediato"): solo ve actividades de subordinados quien es colaborador y tiene subordinados a su cargo. Un usuario sin ese vínculo solo ve las suyas aunque elija "Equipo".
  • El estatus Vencida es automático: un proceso revisa diariamente las actividades activas y, al pasar su fecha fin sin completarse, las marca como expiradas. Un día antes de vencer, se notifica al responsable.
  • Notas y comentarios usan el mismo sistema en todos los módulos (activity, project, crm, employee, contact, lead, campaign) — el historial de seguimiento de una oportunidad o un contacto vive ahí, no en un campo de texto libre dentro de esos módulos.
  • Las imágenes de actividad son estrictamente opcionales y solo aceptan formatos de imagen, a diferencia de los documentos de otros módulos que aceptan PDF/DOC/DOCX.
  • Eliminar una actividad da de baja también a sus colaboradores asignados; no afecta al registro de otro módulo al que estuviera vinculada (la oportunidad, el contacto, etc. siguen existiendo normalmente).

Preguntas frecuentes​

Creé una actividad para una oportunidad pero no aparece en el detalle de esa oportunidad, ¿qué revisar? Confirma que al crearla hayas indicado el módulo crm y el ID correcto de esa oportunidad como entidad relacionada. Si se creó como actividad "general", no queda vinculada a ningún registro y solo aparecerá en el listado general de Actividades.

¿Por qué no puedo marcar una actividad como "Vencida"? Porque no es un estatus que se elija manualmente — el sistema la marca así solo cuando pasa la fecha fin sin haberse completado.

Intenté subir un PDF como evidencia de una actividad y no me dejó, ¿por qué? Actividades solo acepta imágenes (JPEG/PNG/WEBP/GIF) como evidencia. Si necesitas adjuntar un documento PDF/Word, corresponde cargarlo en el módulo relacionado (por ejemplo, Documentos de la oportunidad o del colaborador), no aquí.

Elegí ver "Equipo" pero solo veo mis propias actividades, ¿es un error? No necesariamente. La vista de Equipo solo muestra actividades de subordinados si tú mismo eres colaborador y tienes gente a tu cargo según el organigrama (campo "Superior inmediato" en Colaboradores). Si no tienes subordinados registrados ahí, solo verás las tuyas.

Mencioné a alguien con @ en un comentario pero dice que no le llegó nada, ¿qué reviso? Las menciones envían una notificación en tiempo real; si la persona no estaba conectada en ese momento, de todas formas debería verla en su centro de notificaciones al volver a entrar. Verifica también que se haya seleccionado correctamente de la lista al escribir el @ (no basta con escribir el nombre como texto libre).

Subí 5 imágenes juntas y solo cargaron 4, ¿la actividad quedó mal? No, la actividad en sí no se ve afectada. Cuando se suben varias imágenes en un solo envío, si una falla (tamaño o formato no permitido) las demás se cargan igual; solo esa imagen específica no queda guardada y el sistema debería indicarte cuál fue y por qué.