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Colaboradores

Módulo: Colaboradores (/colaboradores) Perfil: Operativo

Este documento explica cómo administrar el expediente del equipo (colaboradores) en Orbitra: alta, contrato, compensación, capacitaciones y documentos.

¿Qué es este módulo?​

Colaboradores es el expediente organizacional de las personas que trabajan en la empresa: datos personales, puesto, departamento, jefe directo, contrato, salario, prestaciones, capacitaciones y documentos. Es distinto del módulo Usuarios (acceso al sistema) — ver la sección "Colaborador vs. Usuario" más abajo.

Tiene dos vistas:

  • Tabla: listado de colaboradores con filtros.
  • Organigrama: árbol jerárquico basado en el campo "Superior inmediato" (supervisor) de cada colaborador.

También incluye una pestaña de Capacitaciones, con el historial de cursos/certificaciones de todo el equipo (no solo de un colaborador).

Conceptos clave​

  • Colaborador vs. Usuario: un colaborador es el expediente de una persona del equipo (RH). Un usuario es una cuenta de acceso a Orbitra. Son cosas distintas: el colaborador no obtiene acceso a Orbitra hasta que un administrador crea su usuario desde Administración → Usuarios y lo vincula a este colaborador (ver el documento de Usuarios y Seguridad). Un colaborador puede existir sin tener nunca un usuario asociado.
  • Organigrama: se arma automáticamente según el campo "Superior inmediato" (supervisor) de cada colaborador — no es un dibujo manual, cambia solo con lo que se capture ahí.
  • Contrato: cada colaborador tiene un historial de contratos (tipo de contrato, fecha de inicio, fecha fin, motivo del cambio). Al registrar un nuevo contrato para alguien que ya tenía uno, el contrato anterior se cierra un día antes de que inicie el nuevo — no se edita el contrato viejo, se agrega uno nuevo al historial.
  • Compensación: agrupa tres secciones con su propio historial: Contratos, Sueldos (salario mensual bruto + % de incremento por periodo) y Vacaciones (días disponibles).
  • Capacitaciones: cursos, certificaciones o formación de un colaborador, con estado (Programada, En curso, Completada, Vencida), tipo (Interna, Externa, En línea, Certificación), horas y, si aplica, fecha de vencimiento del certificado obtenido.
  • Documentos del colaborador: archivos PDF, DOC o DOCX (máx. 10MB) clasificados por categoría y tipo, propios del expediente de RH (contratos firmados, identificaciones, comprobantes, etc.).
  • Foto y firma digital: foto de perfil (jpeg/png/webp/gif, máx. 6MB) y firma digital del colaborador (en el formulario de alta se pide específicamente en formato PNG) que se usan en documentos y otras partes del sistema.

Tarea: Consultar el directorio de colaboradores​

Propósito. Encontrar a un colaborador y ver la estructura organizacional.

Procedimiento

  1. Abre Colaboradores.
  2. Revisa los indicadores: Activos, Nuevos este mes, Bajas este mes, Contratos por vencer (contratos cuya fecha fin cae dentro de los próximos 30 días).
  3. Busca por nombre, email o puesto, o usa los filtros: Departamento, Puesto, Estatus (Activo/Inactivo/Vacaciones), Ubicación.
  4. Cambia entre la vista Tabla y Organigrama según lo que necesites consultar.
  5. Da clic en un colaborador para abrir su expediente completo.

Tarea: Registrar un colaborador​

Propósito. Dar de alta el expediente de una persona que se incorpora al equipo.

Requiere permisos. Permiso de creación de colaboradores (employees:create).

Procedimiento

  1. En Colaboradores, selecciona Nuevo colaborador.
  2. Info General: nombre(s), apellido(s), CURP, fecha de nacimiento, género, estado civil, email de trabajo, celular de trabajo, celular personal.
  3. Foto y Firma: opcionalmente carga la foto de perfil y la firma digital (en PNG).
  4. Perfil del colaborador / Info Trabajo: puesto, departamento, superior inmediato (para el organigrama), fecha de ingreso, y el contrato inicial (tipo de contrato, fecha de inicio, fecha fin).
  5. Info Privada: RFC, NSS, régimen fiscal, sueldo mensual bruto, contacto de emergencia (nombre, teléfono, parentesco), dirección completa (calle, colonia, ciudad, estado, código postal), datos bancarios (banco y CLABE o número de cuenta).
  6. Educación: formación académica, experiencia laboral y habilidades (opcional en este punto, se puede completar después).
  7. Selecciona Guardar colaborador.

Resultado esperado. Se crea el expediente del colaborador con estatus Activo. El colaborador no tiene acceso a Orbitra todavía — eso requiere crear su usuario por separado (ver módulo Usuarios).

Validaciones a tener en cuenta

  • El email de trabajo debe ser único: si ya existe un colaborador con ese correo, el sistema rechaza el alta.
  • CURP: 18 caracteres, con formato validado (fecha de nacimiento, sexo, entidad y dígito verificador).
  • RFC: 12 caracteres (persona moral) o 13 (persona física), formato validado.
  • NSS: exactamente 11 dígitos numéricos.
  • CLABE: 18 dígitos, o número de cuenta con al menos 7 dígitos.
  • Teléfonos: exactamente 10 dígitos.
  • Código postal: 5 dígitos.
  • La fecha de nacimiento no puede ser futura y el colaborador debe ser mayor de edad (18 años).

Tarea: Editar un colaborador / gestionar su contrato y salario​

Propósito. Actualizar datos del expediente, registrar un cambio de puesto, un nuevo contrato o un ajuste salarial.

Requiere permisos. Permiso de edición de colaboradores (employees:update).

Procedimiento

  1. Abre el colaborador y ve a la sección correspondiente (Info General, Info Trabajo, Info Privada, Compensación, etc.).
  2. Para registrar un nuevo contrato: agrega uno nuevo con su tipo, fechas y el motivo del cambio — no se edita el contrato anterior, queda en el historial como referencia (el sistema cierra el contrato previo un día antes de que inicie el nuevo).
  3. Para un cambio de sueldo: agrega un nuevo registro de salario con el monto y, si aplica, el porcentaje de incremento respecto al anterior.
  4. Consulta el Historial (pestaña dedicada) para ver todos los contratos y sueldos anteriores, con quién los registró/aprobó.
  5. Guarda los cambios.

Nota. Cambiar el "Superior inmediato" mueve automáticamente al colaborador de lugar en el Organigrama.

Tarea: Registrar y dar seguimiento a capacitaciones​

Propósito. Llevar el historial de formación y certificaciones de un colaborador (o consultar el de todo el equipo).

Procedimiento

  1. Dentro del expediente de un colaborador, ve a la pestaña Capacitaciones (o a la pestaña general Capacitaciones del módulo, para ver las de todo el equipo).
  2. Selecciona Agregar capacitación (o "Registrar la primera capacitación" si aún no tiene ninguna).
  3. Completa: nombre del curso, institución/proveedor, tipo (Interna, Externa, En línea, Certificación), fecha de inicio y fin, duración en horas, estado, y notas.
  4. Si el estado es Completada y obtuvo una certificación, indica la fecha de vencimiento del certificado (este campo solo se habilita cuando el estado es Completada).
  5. Guarda.

Resultado esperado. La capacitación queda en el historial del colaborador. Si un certificado está por vencer en los próximos 90 días, aparece una alerta.

Tarea: Cargar o eliminar documentos del colaborador​

Propósito. Adjuntar documentos del expediente (identificación, contrato firmado, comprobantes, etc.).

Requiere permisos. Cargar: documents:create. Consultar: documents:read. Eliminar: documents:delete.

Procedimiento

  1. Dentro del expediente del colaborador, ve a la sección de documentos.
  2. Para cargar: selecciona el archivo (solo PDF, DOC o DOCX, máx. 10MB), elige categoría (y tipo si aplica) y confirma.
  3. Para eliminar: selecciona el documento y confirma.

Resultado esperado. El documento queda disponible en el expediente; al eliminarlo se hace baja lógica y se borra el archivo de S3.

Tarea: Subir foto de perfil o firma digital​

Propósito. Mantener actualizada la foto y la firma del colaborador.

Requiere permisos. photo-firm:update.

Procedimiento

  1. Dentro del expediente, ve a Foto y Firma.
  2. Para la foto: sube una imagen jpeg, png, webp o gif (máx. 6MB).
  3. Para la firma: sube el archivo correspondiente (en el formulario de alta se exige formato PNG).

Tarea: Dar de baja (inactivar) a un colaborador​

Propósito. Registrar la salida de un colaborador sin perder su expediente.

Requiere permisos. Permiso de eliminación de colaboradores (employees:delete).

Procedimiento

  1. Abre el colaborador y selecciona eliminar/inactivar.
  2. Confirma la acción.

Resultado esperado. El colaborador se marca como inactivo (baja lógica). Su expediente, historial de contratos, salarios, capacitaciones y documentos se conservan.

Importante. Dar de baja al colaborador no elimina automáticamente su usuario de acceso a Orbitra (si tenía uno vinculado). Si también debe perder el acceso al sistema, hay que desactivar o eliminar su usuario por separado desde Administración → Usuarios.

Tarea: Registrar actividad o notas sobre un colaborador​

Propósito. Dar seguimiento operativo a un colaborador (por ejemplo, pendientes de RH) desde su propio expediente.

Procedimiento

  1. Dentro del expediente, ve al panel de Actividad.
  2. Puedes escribir una nota interna (solo visible para el equipo de gestión) y guardarla.
  3. Puedes asignar una actividad relacionada a este colaborador; las tareas asignadas se listan ahí mismo, con acceso directo a "Ver en Actividades" para el detalle completo.

Reglas de negocio importantes​

  • El email de trabajo de un colaborador debe ser único en el sistema; no se pueden registrar dos colaboradores con el mismo correo.
  • Un colaborador no tiene acceso a Orbitra por sí mismo — el acceso se habilita creando un usuario vinculado desde Administración → Usuarios.
  • Registrar un nuevo contrato o un nuevo salario no borra el anterior: se conserva en el historial de Compensación.
  • El Organigrama depende exclusivamente del campo "Superior inmediato"; si un colaborador no tiene supervisor asignado, aparece como raíz del árbol.
  • El KPI "Contratos por vencer" cuenta los contratos activos cuya fecha de fin cae dentro de los próximos 30 días.
  • El vencimiento de certificado en Capacitaciones solo aplica cuando el estado del curso es "Completada".
  • Dar de baja a un colaborador es una baja lógica: conserva historial completo, pero no afecta automáticamente a su usuario de acceso si lo tiene.

Preguntas frecuentes​

Di de alta a un colaborador pero no puede iniciar sesión en Orbitra, ¿qué falta? Falta crear su usuario. El expediente de colaborador y la cuenta de acceso son cosas distintas — hay que crear el usuario desde Administración → Usuarios y vincularlo a este colaborador (collaboratorId).

Cambié el sueldo de un colaborador pero sigo viendo el sueldo anterior en algún lado, ¿es un error? No. El historial de sueldos se conserva completo en la sección Compensación → Historial. El sueldo "vigente" es el más reciente; los anteriores quedan como referencia, no se sobrescriben.

¿Por qué no puedo indicar el vencimiento del certificado de una capacitación? Ese campo solo se habilita cuando el estado de la capacitación es "Completada". Si sigue "En curso" o "Programada", primero hay que actualizar el estado.

Di de baja a un colaborador, ¿su usuario también se desactiva solo? No automáticamente. Si el colaborador tenía un usuario de acceso vinculado, hay que desactivarlo o eliminarlo aparte desde Administración → Usuarios.

¿Por qué un colaborador no aparece en el Organigrama donde esperaba? El Organigrama se arma según el campo "Superior inmediato" de cada colaborador. Verifica que ese campo esté bien capturado tanto en el colaborador como en la persona que debería ser su jefe directo.

El RFC o la CURP me marcan error de formato aunque parecen correctos, ¿qué reviso? Ambos se validan con reglas estrictas: la CURP debe tener 18 caracteres con la fecha de nacimiento, sexo y entidad codificados correctamente; el RFC debe tener 12 (empresa) o 13 (persona) caracteres con una fecha válida. Revisa que no haya espacios ni caracteres de más, y que la fecha codificada coincida con la fecha de nacimiento real.