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Expediente Digital

El Expediente Digital es la forma en que Orbitra guarda, en un solo lugar, los documentos y el historial de actividades y notas de cada registro del sistema. No es una pantalla suelta: aparece dentro de cada módulo, ligado al registro que estás viendo.

¿Qué es?​

Cada registro importante de Orbitra —un colaborador, un contacto, una oportunidad, una campaña— tiene su propio expediente. Ahí conviven dos cosas:

  • Documentos: los archivos que respaldan ese registro (contratos, identificaciones, cotizaciones, propuestas, comprobantes).
  • Actividades y notas: el seguimiento de lo que ha pasado con ese registro (tareas, reuniones, comentarios).

Así, cuando abres el expediente de un colaborador o de una oportunidad, tienes a la mano tanto sus papeles como su historia.

¿No ves el expediente o sus documentos?

El expediente y sus documentos se muestran según tus permisos. Si no aparecen, revisa Permisos: por qué no ves algunas cosas.

Conceptos clave​

  • Registro: el elemento al que pertenece el expediente (un colaborador, un contacto, una oportunidad, una campaña).
  • Documento: un archivo cargado al expediente, clasificado por categoría y tipo para encontrarlo fácil.
  • Categoría y tipo: etiquetas que ordenan los documentos (por ejemplo, categoría "Contrato", tipo "Firmado"). Se administran desde los catálogos del sistema.
  • Actividad relacionada: una tarea o seguimiento vinculado a ese registro. Vive en el módulo Actividades, pero se puede consultar desde el expediente.
  • Nota: un comentario de seguimiento escrito directamente en el registro, con opción de mencionar a un compañero con @ para avisarle.

Qué archivos acepta​

El tipo de archivo permitido depende del expediente:

  • Documentos de expediente (colaboradores, oportunidades, campañas): archivos PDF, DOC o DOCX, hasta 10 MB cada uno.
  • Imágenes de evidencia (en Actividades): solo imágenes (JPEG, PNG, WEBP, GIF), hasta 6 MB cada una, hasta 10 por carga.

En pocas palabras: los documentos formales van como PDF/Word en el expediente del registro; las fotos y capturas van como imágenes en la actividad correspondiente.

Tarea: Cargar un documento al expediente​

Propósito. Guardar un archivo de respaldo dentro del registro (colaborador, contacto, oportunidad, etc.).

Procedimiento

  1. Abre el registro (por ejemplo, el expediente de un colaborador o el detalle de una oportunidad).
  2. Ve a la sección de Documentos.
  3. Selecciona el archivo (PDF, DOC o DOCX, máx. 10 MB).
  4. Elige la categoría y el tipo que le corresponden.
  5. Confirma la carga.

Resultado esperado. El documento queda disponible en el expediente de ese registro, ordenado por su categoría y tipo.

Tarea: Consultar o descargar un documento​

Procedimiento

  1. Abre el registro y ve a su sección de Documentos.
  2. Ubica el documento por su categoría, tipo o nombre.
  3. Ábrelo o descárgalo.

Si no ves esta sección o algún documento, es un tema de permisos (ver arriba).

Tarea: Eliminar un documento​

Procedimiento

  1. En la sección de Documentos del registro, selecciona el documento.
  2. Confirma la eliminación.

Resultado esperado. El documento se retira del expediente (baja lógica) y el archivo se borra del almacenamiento. El resto del expediente no se ve afectado.

Tarea: Agregar una actividad o nota al expediente​

Propósito. Dejar registrado el seguimiento de ese registro.

Procedimiento

  1. Abre el registro y ve a su panel de Actividad / seguimiento.
  2. Para una nota: escríbela y guárdala. Puedes mencionar a alguien con @ para notificarle.
  3. Para una actividad: usa la opción de asignar/crear actividad relacionada; quedará ligada a este registro y aparecerá también en el módulo Actividades.

👉 Detalle completo del manejo de actividades: Actividades.

Reglas importantes​

  • El expediente siempre pertenece a un registro: los documentos y actividades se ven desde ese colaborador, contacto u oportunidad, no en una bandeja global.
  • Los documentos de expediente aceptan solo PDF, DOC o DOCX (máx. 10 MB). Las imágenes van como evidencia en Actividades.
  • Eliminar un documento es una baja lógica: se retira de la vista y el archivo se borra del almacenamiento, pero no afecta al registro ni a su historial.
  • Lo que puedes ver, cargar o eliminar en un expediente depende de tus permisos para ese módulo.

Preguntas frecuentes​

Intenté subir una imagen al expediente de un colaborador y no me dejó. El expediente acepta documentos PDF o Word. Las imágenes (fotos, capturas) se suben como evidencia dentro de una actividad, no en la sección de documentos.

Subí un documento pero un compañero no lo ve. Puede ser un tema de permisos: si su cuenta no tiene permiso para consultar documentos de ese módulo, no los verá. Confírmalo con tu administrador.

¿Dónde queda el historial de seguimiento de una oportunidad o un contacto? En sus actividades y notas relacionadas, que se consultan desde el propio registro y desde el módulo Actividades. No es un campo de texto libre dentro del módulo.

Borré un documento por error, ¿se recupera? Al eliminarlo se borra el archivo del almacenamiento, así que habría que volver a cargarlo. Ten cuidado antes de confirmar una eliminación.